Cumplimiento normativo: Cómo llevar adelante el desafío que enfrentan las pymes día a día

La función de cumplimiento normativo está orientada a verificar que se respeten las leyes vigentes que afectan a la empresa y a su actividad, y a su vez, a poder detectar y prevenir situaciones de incumplimiento que surjan por falta de conocimiento de las regulaciones o porque la complejidad operativa en la gestión de la empresa impida que la compañía esté debidamente actualizada cuando surgen nuevas normas. 

Los gerentes y responsables administrativos saben muy bien que el cumplimiento normativo es representativo de una gestión de la empresa responsable, transparente y comprometida, no solo con la propia actividad comercial, sino también con sus empleados y con la sociedad o comunidad en la cual operan.

Mantener un buen esquema de cumplimiento normativo no es algo sencillo para una PyME en Argentina. Las normas cambian y su volumen se incrementa muy rápido. El departamento de Administración tiene que estar en constante alerta, porque lleva sobre sus espaldas la pesada carga de asegurar el cumplimiento y estar siempre actualizado con los cambios ¿Cómo se afronta un contexto normativo tan dinámico?

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Los cambios normativos complejizan la gestión de la empresa

El departamento de Administración de una PyME ocupa un lugar de importancia dentro de la empresa ya que desde esta área se planifican, dirigen y coordinan la gran mayoría de actividades y procesos que apoyan al resto de los departamentos y a los objetivos del negocio.

Una característica especial de este sector es que varias de sus actividades tienen un sustento normativo por detrás y por lo tanto requieren apuntalar su cumplimiento. Analicemos al menos tres tareas del departamento de Administración bajo la óptica de una norma o lineamiento en particular que las afecte. Esto nos permitirá corroborar lo importante que es conocer y estar al día con las regulaciones y sus cambios:

• Facturación
  Aquellas PyMEs que están obligadas por AFIP a expedir facturas electrónicas y no cumplan con dicha obligación podrían ser objeto de sanciones tales como el cierre temporal y/o el pago de multas. Otros posibles causantes del cierre temporal son la falta de descripción del bien o servicio ofrecido, la ausencia de numeración consecutiva de facturas de venta, y el incumplimiento total de la obligación de facturar.
  
• Pago a proveedores
  Las PyMEs que retienen ganancias cuando hacen pagos a proveedores que son responsables inscriptos deben respetar la RG 830. Lo más beneficioso para un gerente de Administración es estar al día con los montos no imponibles y los importes a retener, pues estos cambian cada tanto. A su vez, al momento de dar de alta un proveedor se debe realizar una correcta asignación del código que establece AFIP para practicar la retención. Un incumplimiento o error a los términos de la RG 830 podrían acarrear multas o impactar una relación comercial, por ejemplo, reteniendo de más a un proveedor habitual.
  
• Liquidación de impuestos
  Los impuestos que paga una PyME surgen de su categorización ante la AFIP, ya sea, régimen simplificado o general. En el régimen general, el volumen de tributos a liquidar es mucho más amplio que en el régimen simplificado. El responsable de Administración tiene que focalizarse en conocer el cronograma de vencimientos y la información y documentación requerida para la liquidación. Todo esto con el objetivo de evitar incumplimientos (involuntarios) en la presentación y/o pago de tributos que serían pasibles de multas. Por ejemplo, una multa por omisión se traduce en el 100% del gravamen.

En este escenario de dinamismo y complejidad se desenvuelve actualmente un responsable administrativo de una PyME ¿de qué manera se puede encarar la continuidad administrativa del negocio y garantizar, en paralelo, el cumplimiento normativo?

Cinco acciones claves para alcanzar el cumplimiento normativo 

En general, quienes administran una PyME son perfiles con experiencia en el negocio y cuentan con la confianza del dueño. Por ende, se espera de ellos capacidad de ejecución y una visión actualizada de los procesos administrativos y las normas que los rigen. Como consecuencia, identificamos cinco acciones que un jefe administrativo debería considerar para llevar a su PyME a un alto nivel de cumplimiento:

1. Cuidar y capacitar a su equipo de trabajo.
2. Estar actualizado sobre cambios en normas y regulaciones.
3. Definir y poner en marcha nuevos procesos de negocio con “mentalidad de cumplimiento”.
4. Mantener un plan de auditoría de cumplimiento sobre los procesos de la compañía.
5. Dar lugar a la innovación tecnológica.

Conclusiones: nuevas tecnologías que dan soporte al cumplimiento normativo

Ante la necesidad que muestran las PyMEs de impulsar su productividad es necesario lograr la máxima eficiencia posible en todos sus procesos, incluidas las tareas de cumplimiento normativo que tiene a cargo el sector de Administración.

La utilización de nuevas tecnologías, tales como softwares de gestión para empresas (o sistemas ERP), que digitalizan y automatizan gran parte de los procesos de negocio, son una opción muy atractiva para el administrador de una PyME. Dichos sistemas, simplifican y agilizan las tareas operativas y facilitan muchísimo el cumplimiento normativo, porque estas herramientas se configuran para estar constantemente actualizadas con las nuevas leyes y normas que generan los organismos de control y el gobierno.

Los responsables administrativos deben estar abiertos a la innovación tecnológica, de forma que puedan concentrarse en actividades de valor para el negocio, mientras que garantizan el cumplimiento normativo con un software de gestión para empresas que están configurados y actualizados para estos propósitos. Así, lograrán poner el foco en la eficiencia operativa de su sector y le darán mayor tranquilidad y confianza al dueño de la PyME sobre el cumplimiento de la ley en su empresa.